Hilfe & Anleitung
Der konkrete Ablauf bei Ihrer Schule oder Gemeinde sowie Anleitungen für Eltern, Verwaltung und Küchenpersonal.
Ihr Ablauf bei Ihrer Schule oder Gemeinde
So funktioniert Registrierung und Essensplanung in Ihrer Einrichtung
Registrieren oder anmelden
Nutzen Sie den von Ihrer Einrichtung bereitgestellten Registrierungsweg oder melden Sie sich mit Ihrem bestehenden Konto an.
Kind hinzufügen oder bestätigen
Folgen Sie dem Registrierungsassistenten Ihrer Einrichtung und prüfen Sie die Angaben Ihres Kindes.
Regelmäßige Teilnahme planen
Legen Sie die gewünschten Essenstage für den angezeigten Zeitraum fest.
Auswahl und Fristen prüfen
Nur Ihre ausdrücklich gespeicherte Auswahl wird gebucht. Die jeweils gültige Frist wird direkt in Mealtime angezeigt.
Tipps für Eltern
Nützliche Hinweise für den Alltag
Die angezeigte Frist ist verbindlich
Mealtime zeigt die gültige Änderungsfrist unmittelbar bei der jeweiligen Auswahl. Planen Sie möglichst frühzeitig.
Nur bewusst gewählt (OPT-IN)
Eine Mahlzeit wird nur dann gebucht, wenn Sie sie ausdrücklich auswählen und speichern.
Mealtime als App installieren
Für Android und Computer empfehlen wir eine aktuelle Version von Google Chrome. Auf iPhone und iPad installieren Sie Mealtime über „Teilen“ und „Zum Home-Bildschirm“.
Passwort vergessen?
Nutzen Sie auf der Loginseite „Passwort vergessen?“ oder melden Sie sich – sofern angeboten – über einen einmaligen Magic Link an.
Mealtime als App installieren
Schneller Zugriff und Push-Benachrichtigungen auf Ihrem Gerät
Ihr Gerät
Gerät wird erkannt …
Empfohlen
Android & Computer
- 1.Mealtime in einer aktuellen Version von Google Chrome öffnen.
- 2.„App installieren“ im Browser-Menü oder das Installationssymbol in der Adressleiste wählen.
- 3.Installation bestätigen und Mealtime über das neue App-Symbol öffnen.
Apple
iPhone & iPad
- 1.Mealtime im Browser öffnen und auf „Teilen“ tippen.
- 2.„Zum Home-Bildschirm“ wählen und mit „Hinzufügen“ bestätigen.
- 3.Mealtime anschließend über das Symbol am Home-Bildschirm starten.
Push-Benachrichtigungen aktivieren
Wenn Ihre Einrichtung Push aktiviert hat, können Sie Erinnerungen an Fristen und wichtige Änderungen erhalten. Melden Sie sich an, öffnen Sie die Benachrichtigungseinstellungen, wählen Sie „Aktivieren“ und erlauben Sie die Anfrage des Browsers.
- Auf iPhone und iPad zuerst als Home-Bildschirm-App installieren.
- Die Berechtigung nur nach bewusster Auswahl bestätigen.
- Bei blockierter Berechtigung die Browser- oder Systemeinstellungen öffnen.
- Für aktuelle Buchungen und Änderungen ist weiterhin Internet erforderlich.
Anleitung für Schulen & Verwaltung
Übersicht aller Verwaltungsfunktionen
Dashboard
Das Dashboard zeigt eine Übersicht der wichtigsten Kennzahlen: Anzahl der aktiven Kinder, heutige Buchungen, Wochenverlauf als Diagramm und Aufschlüsselung nach Klassen. Auch eine Monatsübersicht ist verfügbar.
Kinder verwalten
Unter „Kinder“ können Sie einzelne Kinder anlegen, bearbeiten, aktivieren oder deaktivieren. Jedes Kind wird einer Klasse/Gruppe zugeordnet. Sie können Allergien und Ernährungshinweise (z. B. glutenfrei, vegetarisch) als Tags hinterlegen. Die Suche und Filterung nach Name, Klasse oder Status erleichtert die Verwaltung.
Benutzerverwaltung
Unter „Benutzer“ sehen Sie alle registrierten Nutzer mit Name, E-Mail und Rolle. Sie können Benutzer aktivieren oder deaktivieren, Rollen zuweisen (Administrator, Personal, Küche, Elternteil) und Eltern mit Kindern verknüpfen. Deaktivierte Benutzer können sich nicht mehr anmelden.
CSV-Import
Unter „Import“ können Sie viele Kinder auf einmal per CSV-Datei importieren. Unterstützte Spalten: Vorname, Nachname, Klasse, externe ID und Allergene. Der Import erfolgt in zwei Schritten: Zuerst eine Vorschau (Dry-Run), die Fehler und neue/aktualisierte Einträge anzeigt — erst nach Bestätigung werden die Daten gespeichert. Auch der Export als CSV ist möglich.
Einladungscodes
Unter „Codes“ erstellen Sie Einladungscodes für Eltern, Personal oder Küchenmitarbeiter. Codes können einer bestimmten Klasse zugeordnet, mit einer maximalen Verwendungsanzahl und einem Ablaufdatum versehen werden. Ein Code wie „Klasse 1A — 2026/27“ erleichtert die Zuordnung.
Kalender
Im „Kalender“ sehen Sie eine Monatsübersicht aller Schultage. Sie können Ferientage, Feiertage und schulfreie Tage als Sperrtage markieren und eine Notiz hinzufügen (z. B. „Osterferien“). An gesperrten Tagen können keine Buchungen vorgenommen werden.
Standort-Einstellungen
Unter „Einstellungen“ konfigurieren Sie den Buchungsmodus (OPT-IN oder OPT-OUT), das Buchungsfenster (wie viele Tage im Voraus gebucht werden kann), und ob NABE (Nachmittagsbetreuung) aktiviert ist. Außerdem verwalten Sie hier die Anmeldefristen pro Wochentag.
Audit-Log
Das „Audit“-Log protokolliert alle wichtigen Aktionen: Buchungen, Import-Vorgänge, Statusänderungen, Passwortänderungen, Branding-Updates und mehr. Jeder Eintrag zeigt Zeitpunkt, Benutzer und Änderungsdetails. Nur für Administratoren sichtbar.
Anleitung für Küchenpersonal
Portionszahlen, Allergene und Wochenplanung
Tagesübersicht
Die Küchenansicht zeigt die Gesamtzahl der Portionen für den aktuellen Tag, aufgeschlüsselt nach Leistungsart (Mittagessen und NABE). Sie sehen auf einen Blick, wie viele Mahlzeiten zubereitet werden müssen.
Allergene & Ernährungshinweise
Die Allergen-Übersicht zeigt für den aktuellen Tag, wie viele Kinder besondere Ernährungsbedürfnisse haben (z. B. glutenfrei, vegetarisch, laktosefrei, halal). So können Sie die Mahlzeiten entsprechend planen.
Wochenplanung
Die Wochenübersicht zeigt die voraussichtlichen Portionszahlen für die nächsten 5 Werktage. Das erleichtert die Einkaufsplanung und Vorbereitung.
Export & Druck
Die Tagesliste kann als PDF zum Ausdrucken oder als CSV-Datei heruntergeladen werden. So haben Sie die Bestellliste immer griffbereit — auch ohne Computer in der Küche.
Ihre Daten & Datenschutz
Ihre Rechte gemäß DSGVO — einfach erklärt
Meine Daten exportieren
Unter „Einstellungen“ können Sie alle über Sie gespeicherten Daten als JSON-Datei herunterladen. Dies umfasst Ihr Profil, zugewiesene Kinder, alle Buchungen, Rollen und aktive Sitzungen. Dies entspricht Ihrem Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO.
Meine Daten löschen
Sie können die Löschung Ihrer Daten beantragen (Art. 17 DSGVO). Dabei werden Ihre persönlichen Daten anonymisiert (Name und E-Mail werden entfernt). Buchungshistorien bleiben für die Schulabrechnung erhalten, sind aber nicht mehr Ihrer Person zuordenbar. Alle aktiven Sitzungen werden sofort beendet.
Datensicherheit
Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS/TLS). Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert, sondern nur als sichere Hashes. Es werden keine Tracking-Cookies oder Analyse-Tools eingesetzt. Ihre Daten werden ausschließlich auf EU-Servern gespeichert.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen
Sie benötigen Ihre E-Mail-Adresse.
Nur Ihre ausdrücklich gespeicherte Auswahl wird gebucht. Die jeweils gültige Frist wird direkt in Mealtime angezeigt.
Ja, einem Eltern-Konto können mehrere Kinder zugeordnet werden — auch an verschiedenen Schulen. Sie wählen einfach das gewünschte Kind in der Buchungsansicht aus und planen die Woche.
Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie „Einstellungen“. Dort können Sie unter „Passwort ändern“ ein neues Passwort setzen. Aus Sicherheitsgründen werden alle Ihre aktiven Sitzungen auf anderen Geräten automatisch abgemeldet.
Erstellen Sie eine CSV-Datei mit den Spalten „Vorname“, „Nachname“, „Klasse“ und optional „Allergene“ (getrennt durch Semikolon, z. B. „glutenfrei;vegetarisch“) und „Externe ID“. Laden Sie diese unter „Import“ hoch. Eine Vorschau zeigt Ihnen, welche Daten erkannt wurden. Erst nach Ihrer Bestätigung werden die Daten gespeichert.
Ein Magic Link ist ein Anmeldelink, der per E-Mail verschickt wird. Statt ein Passwort einzugeben, klicken Sie einfach auf den Link in der E-Mail und sind sofort angemeldet. Der Link ist einmalig verwendbar und nur für kurze Zeit gültig.
Ja! Unter „Einstellungen“ können Sie alle Ihre Daten als JSON-Datei herunterladen (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO) oder die Löschung Ihrer Daten beantragen (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO). Bei der Löschung werden Ihre persönlichen Daten anonymisiert.
Mealtime ist eine Progressive Web App (PWA). Für Android und Computer empfehlen wir Google Chrome. Auf iPhone und iPad wählen Sie im Teilen-Menü „Zum Home-Bildschirm“. Eine ausführliche Anleitung finden Sie weiter oben auf dieser Seite.
Ja. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS) und auf EU-Servern gespeichert. Passwörter werden nur als sichere Hashes gespeichert. Es werden keine Tracking-Cookies, Analyse-Tools oder Werbung eingesetzt. Die Anwendung erfüllt die Anforderungen der DSGVO.
Unterstützung & Kontakt
Wir helfen Ihnen gerne weiter
Für Eltern
Wenden Sie sich bei Fragen zur Essensanmeldung an die Verwaltung Ihrer Schule oder Gemeinde. Dort hilft man Ihnen gerne mit Ihrem Konto, Einladungscodes und Buchungen.
Für Schulen & Gemeinden
Bei technischen Fragen oder Problemen mit der Plattform kontaktieren Sie uns direkt.
Bitte wenden Sie sich an die Verwaltung Ihrer Schule oder Gemeinde.